Comment préparer les salariés au déménagement de votre entreprise ? 

Ces dernières années, les déménagements d’entreprise sont de plus en plus fréquents. Entre le manque d’espace, la réduction des coûts, le besoin de locaux plus modernes, les raisons sont multiples. Pour que les salariés vivent bien ce changement, il est essentiel de les y préparer.

Un déménagement d’entreprise s’avère souvent beaucoup plus complexe qu’un déménagement personnel. C’est une expérience qui peut très vite devenir stressante tant pour le chef d’entreprise que pour les salariés, s’il n’est pas bien organisé. Il n’est pas seulement question d’un changement de bâtiment. Pour les employés en particulier, cela peut impliquer aussi le changement de trajet, parfois contraignant, surtout lorsqu’il s’agit d’un déménagement longue distance. De plus, un déménagement d’entreprise a aussi un impact sur le travail, son organisation et sur les habitudes quotidiennes. Alors, pour que tout se passe au mieux, il est important de préparer et d’impliquer vos employés. Voici quelques conseils pratiques pour y parvenir. 

Informez vos salariés de votre projet de déménagement 

La première des choses à faire lorsque vous prenez la décision de déménager votre entreprise est d’informer vos employés. Le plus tôt sera le mieux. Selon certaines études, le déménagement serait la troisième cause de stress chez les français. En effet, le déménagement vous soumet à différents types de pression qui peuvent causer un stress intense. Et le meilleur remède à ce stress est de bien organiser son déménagement d’entreprise, qui passe bien sûr par la communication et la transparence auprès de vos collaborateurs. 

Si votre entreprise compte moins de 50 employés, vous devrez prévenir les délégués du personnel. Dans le cas où vous embaucheriez plus de 50 salariés, consultez le Comité Social et Économique (CSE) de l’entreprise. Une fois la décision prise et irrévocable, vous pouvez alors mettre tous vos collaborateurs au parfum. Il est recommandé de les informer de votre déménagement des mois à l’avance, en moyenne au moins six mois avant, si possible. 

Organisez une réunion et conviez-y toute l’équipe. Expliquez les raisons qui vous poussent à déménager, faites valoir vos arguments et écoutez les avis de chacun. Rassurez-vous que tous vos salariés comprennent et adhèrent au déménagement avant d’entamer la procédure. 

Communiquez avec vos salariés durant toutes les étapes du déménagement 

Il est important que vous communiquiez en temps réel, si possible, de l’avancement du projet de déménagement. Cela facilitera la coordination et permettra à vos salariés de mieux s’organiser pour ce grand changement. Établissez donc un plan et un calendrier de communication interne pour votre personnel. Ce calendrier peut être élargi à vos clients et partenaires. Par exemple, au moins une fois par mois, transmettez les informations mises à jour relatives à l’avancement du déménagement. 

Vous pouvez inclure des photos, des maquettes, la date du déménagement, la nouvelle adresse, et toute autre information utile. Et si vous avez décidé de faire appel à une entreprise professionnelle de déménagement comme celles référencées sur Demenagement24, il est important d’en informer vos employés, afin que chacun sache ce qu’on attend de lui lors de ce déménagement. Vous pouvez transmettre ces rappels et infos pratiques par emails, via des affiches dans vos locaux ou des réunions internes selon l’organisation de votre entreprise. L’essentiel est que tout le monde soit au même niveau d’information. 

Impliquez vos salariés dans le processus de déménagement 

Voyez le déménagement de votre entreprise comme un exercice de team building. En impliquant vos employés dans le processus de déménagement, vous pourrez renforcer l’esprit d’équipe. Vous en profiterez pour les amener à mieux communiquer et collaborer ensemble. Par exemple, vous pouvez impliquer vos salariés dans votre recherche de bureaux ou demander l’avis de chacun sur les différents choix de locaux. Cela pourrait vous faciliter le choix en vous permettant d’opter pour l’emplacement qui avantagerait la majorité.

Dès que possible, organisez des visites des nouveaux locaux, même durant les travaux d’aménagement. N’hésitez pas à mettre en place des boîtes à idées ou à suggestions, en particulier pour les aspects qui concernent les salariés et leur bien-être dans le nouvel environnement de travail. Faites participer vos collaborateurs au processus de rangement et de tri de leur bureau. Chacun doit avoir un rôle à jouer. Ainsi, le déménagement devient un projet collectif et chacun y met du sien pour que tout se passe au mieux.

Au besoin, prévoyez des primes ou aides à la mobilité 

Pour certains salariés, le déménagement peut constituer une contrainte lorsque cela impacte significativement leur budget. Certains sont parfois obligés de démissionner pour trouver un nouvel emploi suite au déménagement de leur ancienne entreprise. Dans ces cas-là, l’entreprise peut décider d’accorder une aide, une prime ou faire des aménagements aux salariés concernés pour les aider à faire face au changement, le temps de trouver une solution plus pérenne. 

Notez que ce n’est pas une obligation, encore moins automatique lors d’un déménagement d’entreprise. C’est simplement une décision qui peut être prise pour faciliter la vie aux employés dans ces circonstances, lorsque l’entreprise en a les moyens. 

En somme, pour faciliter le déménagement de votre entreprise, il est nécessaire de préparer vos salariés. Ce n’est qu’en les impliquant sincèrement que l’expérience peut être positive pour tous. Appliquez ces conseils, et vous verrez que tout se passera pour le mieux.